Tùy tính chất từng sự kiện có khác nhau nhưng tựu chung lại, các sự kiện vẫn có quy trình tổ chức bao gồm những bước ngay sau đây.
Nói về sự kiện chúng ta thường nghĩ ngay đến những loại hình như lễ khánh thành, party… Tuy nó khác nhau nhưng để tổ chức một sự kiện thành công, tốt đẹp, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự cơ bản.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quá trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp xem có bao nhiêu bước cơ bản nhé!
Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây
Hình thành chủ đề cho sự kiện
Chủ đề cho sự kiện thông thường sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, chủ đề liên quan đến quảng bá hình ảnh cho công ty, giới thiệu sản phẩm, hoặc xúc tiến đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, đây chính là khâu quan trọng nhất, bởi vì hiểu và đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn cao nhất những gì mà khách hàng mong đợi chính là mục đích của công việc bạn đang thực hiện.
Viết nội dung chương trình
Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ cả 3 yếu tố: đúng, đủ và độc.
– Đúng: Về yếu tố này chính là việc thực hiện đúng những yêu cầu từ phía khách hàng, thực hiện đúng những gì mà khách hàng, doanh nghiệp thuê bạn tổ chức sự kiện. Qua đó mang lại cho họ niềm vui và sự tin cậy thì lúc đó bạn đã thành công
– Đủ: Yếu tố này chính là đảm bảo đủ tất cả các phần của một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp từ kim chỉ nam, đối tượng khách hàng mà chúng ta đang hướng đến, địa điểm, thời gian…Tất cả những yếu tố trên đều quan trọng. Vì nếu như thiếu sót một mảng nào đó cũng trở thành làm lỡ cả kế hoạch và mất điểm đối với khách hàng.
– Độc: Yếu tố này chính là điểm thu hút khách hàng và người đến tham dự, tạo được sự quan tâm và ấn tượng đối với người tham gia chương trình.
Hoạch định công việc
Hoạch định công việc có nghĩa là bạn phải lên danh sách tất cả những công việc, nhiệm vụ rất cần được làm, thời điểm, chi phí và rất nhiều người tham dự…
Bạn cần lên danh sách một cách chi tiết, hợp lí cho từng phần để tránh sai sót và bảo đảm mọi công việc diễn ra một cách mạch lạc không gặp trở ngại, thành công.
Thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch chính là lúc tất cả các bộ phận đều cùng nhau thực mọi công việc đã được phân công, hoạch định từ trước dưới sự cai quản của các bộ phận, nhằm đưa về công dụng cao.
Tổ chức và theo dõi sự kiện
Tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng, bạn phải đảm bảo chương trình thực hiện đúng tiến độ và lịch trình đã lên sẵn.
Khi sự kiện được ban đầu thì người quản lý thực hiện khâu theo dõi sự kiện, bạn phải nắm rõ và hiểu tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để kịp thời và có cách giải quyết những vụ việc phát sinh.
Kết thúc sự kiện và thu dọn
Sau khi kết thúc sự kiện, bạn phải điều hành các bộ phận lập cập tiến hành thu dọn đồ đạc một cách gọn gàng, kiểm tra lại tất cả những dụng cụ và phương tiện, giao dịch thanh toán đúng và kết thúc hợp đồng với nhà cung cấp, đồng thời thực hiện tốt công tác vệ sinh nơi diễn ra sự kiện để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.
Họp rút kinh nghiệm
Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết bài báo cáo những điểm còn thiếu sót trong quy trình tiến độ tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức những sự kiện tiếp theo sau.
Như vậy trên đó là tất cả những công đoạn cơ bản nhất trong việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp. Các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo để thực hiện những sự kiện thành công may mắn tốt lành như mong muốn nhé!